Comment bien valoriser les entretiens annuels ?

L’entretien annuel d’évaluation est un moyen de faire le point sur la situation actuelle de chaque employé. Les employeurs ont l’obligation d’effectuer un bilan professionnel sur chacun de ses salariés afin de garantir leur productivité dans l’exercice de leurs fonctions respectives.

Préparer l’entretien

Pour bien préparer l’entretien annuel, le manager doit avoir noté sur son agenda tous les faits importants s’étant produits le long de l’année. De ce fait, il n’oubliera aucun détail sur ce qui s’était produit en début d’année. En effet, ce sont souvent les dernières périodes qui sont mises en avant, car elles sont celles dont on se souvient le plus. Et parfois, certains faits sont moins marquants que d’autres et ils sont souvent oubliés lors de l’évaluation. Une fois que les points importants sont vérifiés durant son année, le manager devra en faire de même pour chacun de ses collaborateurs. En faisant une comparaison avec l’évaluation de l’année précédente, il établira une liste des objectifs atteints ainsi que les faits divers qui devront être éclaircis durant l’entretien. Cette démarche d’évaluation doit donc s’organiser sur une certaine période, car il n’aura aucune valeur s’il se fait dans la précipitation.

Gérer les délais

Le fait d’organiser à l’avance l’entretien permet aux collaborateurs d’avoir une marge de temps suffisante propice à leur préparation. En étant informés à l’avance, ils pourront s’organiser, faire une auto-évaluation et anticiper le déroulement de l’entretien. De même que le report d’un entretien devra se faire dans le respect de cette règle. Décommander subitement pourrait entrainer des modifications dans les projets personnels du collaborateur, ce qui entacherait les relations entre ce dernier et le manager. De ce fait, pour éviter ce genre de désagrément, prendre une marge de temps de 30 minutes pour chaque entretien est recommandée. Cette marge de temps permettra de traiter quelques affaires en cours ou d’allouer plus de temps à certains collaborateurs si cela est nécessaire. L’entretien devra aussi tenir compte des horaires de travail de chacun ainsi que des jours de congé ou jours fériés. Pour terminer, durant l’entretien, il faudra aborder chaque point selon un ordre d’importance bien précis.

Effectuer proprement l’entretien

L’entretien doit prendre place dans un cadre calme et silencieux pour favoriser la communication. Après avoir expliqué clairement le contexte dans lequel s’inscrit l’entretien, les deux intervenants devront exprimer chacun leurs attentes et les objectifs qu’ils espèrent atteindre. De ce fait, pour faciliter les échanges à travers les dialogues, le manager devra poser régulièrement des questions pour permettre au collaborateur d’y participer. Il devra aussi permettre à ce dernier de lui poser des questions sur les sujets qui auraient été omis. De cette manière, le collaborateur sortira satisfait de l’entretien. À la fin de l’entretien, un petit résumé de ce qui a été dit sera utile pour que chacun comprenne ses engagements. Terminer l’entretien sur une note positive permettra au collaborateur de garder son enthousiasme et sa motivation.

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