Un déménagement de bureaux est certes compliqué, mais avec une bonne organisation, il se déroulera sans encombre. Voici quatre astuces pour le réussir : faire appel à des professionnels, bien communiquer avec votre équipe, informer les tiers du changement d’adresse et concevoir assez tôt l’agencement des nouveaux locaux.
Faire appel à des professionnels du déménagement de bureaux
Cet investissement est une garantie d’efficacité et de sécurité. En plus, ces experts savent gérer les imprévus.
Pourquoi recourir à ce professionnel et non demander à l’équipe de collaborer ?
Ne surchargez pas votre équipe avec des tâches qui ne fait pas partie de leur champ de compétences. Le déménagement de bureaux exige de l’expertise. En outre, vos employés doivent continuer à se concentrer sur leurs tâches quotidiennes pour qu’il n’y ait pas d’interruption dans l’activité de l’entreprise.
Quelles sont les précautions à prendre lors du choix de ce professionnel ?
Vérifiez sa fiabilité et son expérience. Consultez les avis clients, demandez des recommandations et comparez plusieurs devis. Prenez également en considération les assurances qu’il propose pour la manutention du matériel.
L’astuce qui vous fera réussir ce déménagement
Si votre nouveau local se trouve dans un espace de coworking, vérifiez s’il propose également un service de déménagement et d’aménagement. Une fois que vous en avez la certitude, adressez-lui une demande de devis de déménagement de bureaux. En optant pour ce choix, vous avez un seul interlocuteur. Il assure votre déménagement, vérifie que les locaux que vous avez réservés et leur aménagement répondent à vos besoins. Attention, souvent, le prestataire sous-traite la réalisation du déménagement à une entreprise, dont c’est le cœur de métier. Puis il prend lui-même en charge l’agencement de vos nouveaux locaux ainsi que votre installation.
Communiquer avec votre équipe
C’est indispensable pour que le déménagement se déroule sans heurts. Une équipe bien informée est une équipe prête à collaborer et à s’adapter au changement.
Quel est l’intérêt d’une telle démarche ?
Vous les rassurez sur leurs incertitudes et inquiétudes (c’est tout un processus psychologique de changer ses routines). Préparez psychologiquement vos collaborateurs pour les changements à venir. Résultat, ils s’adapteront rapidement à leur nouvel environnement de travail.
Quelles sont les informations à donner à l’équipe ?
Communiquez les dates du déménagement et les modifications sur les tâches quotidiennes. Dites-leur tout de suite les nouveaux bureaux qui leur seront attribués, ainsi que les éventuels changements dans l’organisation de l’entreprise.
Quelles sont les consignes à donner à l’équipe ?
Elles portent sur la gestion des objets personnels, les documents à protéger, et les procédures à respecter le jour du déménagement. Vous évitez tout risque de confusion et vous vous retrouvez avec une excellente coordination entre les différents salariés qui supervisent le déménagement.
Mettre à jour les informations importantes
C’est important pour maintenir une bonne relation avec vos partenaires et clients.
Quelles sont les informations primordiales à communiquer ?
Mettez à jour l’adresse de l’entreprise auprès des clients, des fournisseurs, des services administratifs et de toutes les plateformes en ligne. Résultat, les courriers et livraisons seront bien redirigés vers la nouvelle adresse.
Que risque l’entreprise si elle ne procède pas à cette mise à jour ?
Il risque d’y avoir des retards importants dans les livraisons, une perte de confiance des clients et un désavantage commercial. Les fournisseurs pourraient également ne pas trouver la nouvelle adresse, causant des perturbations dans la chaîne d’approvisionnement.
Prévoir l’agencement des nouveaux espaces
Un bon agencement des nouveaux espaces de travail est source de confort et de productivité.
Impliquer l’équipe dans la conception de l’agencement pour faciliter leur appropriation des lieux
Cette initiative favorise leur sentiment d’appartenance à l’entreprise. Lorsque les avis des collaborateurs sont pris en compte pour l’agencement, ils se familiarisent facilement aux nouveaux bureaux. Il y a également moins de risques de frustration.
Quelles sont les règles d’un agencement intelligent ?
Un agencement intelligent des bureaux se caractérise par la présence des zones de passage bien dégagées, un éclairage naturel et une répartition des espaces de travail qui prend en compte les besoins de chaque équipe. La coexistence de zones de travail collaboratif et de coins calmes favorise la productivité et le bien-être des employés. Penser à la praticité des équipements et à l’ergonomie du mobilier.
Bureau clé en main : plus besoin d’aménagement ni d’agencement
Si vous déménagez vos locaux au sein d’un centre de coworking, vous arrivez dans un local déjà meublé et équipé ! Il ne vous reste plus qu’à vous installer avec tous vos collaborateurs. Vous attaquez directement le travail sans vous soucier de tout ce qui est logistique, ménage, équipement IT, consommable, etc. Vous avez même droit à un accueil clientèle. Plusieurs types de bureaux sont disponibles en version clé en main dans les centres de coworking : bureau opéré, bureau flexible, bureau partagé, bureau fermé, etc.
